Comment organiser des réunions plus productives

Comment organiser des réunions plus productives ?

Les réunions internes sont-elles importantes ?

La réponse est OUI. Elles sont importantes afin de confronter les idées, discuter en groupe, trouver des solutions en équipe. Les réunions rapprochent les collaborateurs et permettent de réfléchir collectivement, on ne peut donc pas discuter de leur utilité.

Mais il y a un hic : Comme dans tout rassemblement humain, il doit y avoir un minimum d’organisation, il doit y avoir un plan, il doit y avoir des objectifs, sinon cela risque de déborder très rapidement et l’on se retrouve alors avec des réunions qui n’en finissent pas, et quand on termine la réunion, on ne sait plus pourquoi on était là et sur quoi on s’était mis d’accord.

Impression de déjà-vu ?

Donc il n’y a pas de débat sur la question : « les réunions internes sont-elles nécessaires », mais la vraie question c’est comment organiser des réunions plus productives ?

C’est justement le but de cet article vidéo.

 

Pourquoi est-ce important d’optimiser les réunions ?

Pose-toi les questions suivantes :

  • Quel est le coût horaire de chaque personne que tu mobilises dans la réunion ?
  • Quel est ton manque à gagner lorsque tes commerciaux, tes vendeurs, ou tes chefs de projets sont mobilisés dans des réunions internes, pour discuter de points internes, alors que leur place naturelle est à l’extérieur, chez les clients ou les prospects ?

Fais le calcul, et multiplie ça par le nombre d’heures de réunions internes que tu fais sur le mois et sur l’année, je te garantis que tu seras surpris !

Voici alors mes conseils afin d’organiser des réunions plus productives.

 

Est-elle nécessaire ?

Premièrement, pose-toi la question suivante : est-ce qu’il est vraiment nécessaire de faire cette réunion ou pas ?

Ce que je veux dire par là, est-ce que cette réunion peut-elle être remplacée par des échanges d’e-mails ou un coup de téléphone rapide ou pas ?

Si elle peut être remplacée, autant ne pas la faire, il est plus rapide et plus efficace de répondre à un e-mail ou de discuter au téléphone, que de réunir un staff entier.

 

Qui sont les personnes clés ?

Deuxièmement, qui sont les personnes clés à inviter ? Quelles sont les personnes dont la présence est nécessaire, productive et pertinente pour la réunion ? Ça ne sert à rien d’impliquer une personne dont la présence n’est pas pertinente ou n’a pas de valeur-ajoutée, sous prétexte par exemple de ne pas vouloir la vexer et pour qu’elle ne se sente pas mise à l’écart.

Donc n’invite que les personnes dont la présence est nécessaire, les autres ce n’est pas la peine.

 

Envoie des invitations

Troisièmement, il faut envoyer des invitations aux personnes concernées. Il faut que tu saches quelque chose : c’est que la réunion ne commence pas uniquement le jour prévu et à l’heure prévue, mais dès le moment où tu envoies les invitations.

Alors dans ton invitation, n’oublie pas de préciser :

  1. l’objet de la réunion,
  2. le résultat attendu à la fin de la réunion,
  3. le qui fait quoi et en combien de temps : précises à chaque personne invitée ce qu’elle aura à présenter ou exposer, et de combien de temps elle disposera pendant la réunion, cela évitera à une personne qui disposera de 15 minutes de préparer une présentation de 89 slides.

Par exemple : « Dans cette réunion nous allons examiner les résultats des études de marché que nous avons menées sur les différents marchés cibles afin de prendre une décision sur le marché prioritaire à adresser ». L’objet c’est « examiner les résultats des études de marché », le résultat attendu c’est « sélectionner le marché à adresser en priorité »

 

Rappelle les éléments clés avant de démarrer la réunion

Quatrièmement, en commençant ta réunion, n’oublie pas de rappeler à tous les participants l’objet, le résultat attendu et l’agenda avant de démarrer.

Si nécessaire, imprime l’agenda et distribue-la à tous les participants, ainsi chacun l’aura sous les yeux pendant la réunion.

 

Gère ta réunion

Cinquièmement, gère la réunion, ce que je veux dire par là, ne laisse pas les gens déborder sur le temps qui leur est alloué.

Si tu as prévu 15 minutes pour que l’un des participants fasse sa présentation, eh bien il faudrait que tu sois ferme : dès la 10ème minute, rappelle-lui qu’il lui reste 5 minutes pour terminer, et s’il ne termine pas à la 15ème minute, n’hésite pas à l’interrompre et passer au participant suivant.

 

Les prochaines étapes

Sixièmement, il faut qu’il y ait un compromis sur les prochaines étapes convenues lors de la réunion, et que tu rappelles à chaque personne devant tout le monde ce qu’elle aura à faire et avec quelle dead line.

Par exemple, si un des participants dois faire une recherche et partager une synthèse de cette recherche mardi prochain, tu dois lui dire en public : « Donc, tu vas faire une recherche et l’envoyer à tout le monde mardi prochain, c’est ça ? »

Et bien entendu, envoie un à tout le monde une synthèse des décisions qui ont été prises, et des prochaines étapes qui ont été convenues.

 

Un dernier conseil pour la route

Allez un dernier conseil, attention, celui-ci le plus important : prévois du café et des petites friandises 🙂

C’est con mais les gens adorent ça et tu ne peux pas imaginer l’effet que peut avoir le sucre sur l’ambiance lors de la réunion.

 

 

A ton tour maintenant de me dire dans les commentaires si ces conseils ont marché pour toi 😉

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Reçois mes 2 ebooks pour devenir top-vendeur