10 habitudes pour devenir plus productif

10 habitudes pour devenir plus productif

Nous avons tous vécu des journées à n’en plus finir, et au final nous nous rendons compte que beaucoup reste à faire. Entre les rendez-vous clients, les appels téléphoniques qui n’en finissent pas, les offres en retard, les réunions de suivi à préparer, les déplacements à organiser… Au meilleur tu rêveras d’avoir des journées de 25 heures, au pire tu en auras marre et bientôt le burn out.

Mais comment se fait-il que l’on n’arrive pas à finaliser ce que nous entreprenons ?

Combien d’opportunités es-tu en train de perdre car tu n’envoyes pas ton offre à temps, ou tu oublies de relancer ton prospect, ou tu fais une présentation complètement à côté de la plaque car tu as mal préparé et oublié certains points importants évoqués parton prospect ? Impression de déjà-vu ?

Il y a plusieurs méthodologies qui permettent de mieux s’organiser, la meilleure et la plus simple à mon avis est la méthode ZTD expliquée dans le livre Zen To Done de Leo Babauta, qui est elle-même une synthèse et simplification des meilleurs systèmes de productivité jamais inventés notamment Getting Things Done de David Allen et The 7 Habits of Highly Effective People de Stephen R.Covey.

La méthode ZTD regroupe 10 habitudes pour devenir plus productif. Ces habitudes, une fois adoptées, te permettront de devenir plus organisé, de te simplifier la vie, de garder les choses sous contrôle et surtout de réaliser les choses.

 

Habitude 1 : la collecte

Cette habitude soulage ton cerveau et ton esprit de penser à faire des choses, elle permet « d’oublier d’oublier » car tout simplement ton cerveau est plus performant dans le traitement des informations que dans le stockage d’informations.

Aie à portée de main un carnet ou n’importe quel autre outil permettant de prendre des notes, éventuellement ton smartphone avec une application de prise de notes.

Note tout et tout de suite, toute idée ou pensée qui te vient à l’esprit et qui est relative à quelque chose que tu devras faire : tu te rappeles qu’il faut relancer tel client pour fixer un rendez-vous, qu’il faut changer les conditions particulières d’une offre, qu’il faut demander une remise à un fournisseur, qu’il faut commander des cartes visites… Note pour ne pas oublier et n’y pense plus, tu reviendras à tes notes plus tard.

 

Habitude 2 : le traitement

Prends une décision rapide en ce qui concerne les éléments de tes boîtes de réception (que ce soit ton courrier, tes e-mails, les documents que tu reçois sur ton bureau, les choses à faire…) et ne les laisse pas s’empiler, cela ne fera que te rendre la tâche plus difficile et t’incitera à procrastiner.

Fais ce classement au-moins une fois par jour et prends l’une de ces décisions :

  1. Fais-le tout de suite si cela te prend moins de 2 minutes, comme ça on n’en parlera plus
  2. Supprime-le si ce n’est pas utile, n’hésite pas
  3. Délègue si ce n’est pas à toi de faire
  4. Classe-le s’il s’agit d’un document de référence auquel tu reviendras dans le futur, par exemple tes codes d’accès, tes factures
  5. Mets-le dans ta to-do-list (liste de choses à faire) ou ton calendrier afin de le faire plus tard

 

Habitude 3 : la planification

Commence par lister les tâches les plus importantes de la semaine et place-les en priorité dans ton calendrier. Ces tâches une fois planifiées ne doivent pas être décalées pour n’importe quelle raison que ce soit.

Chaque jour, fais une liste d’une à trois tâches les plus importantes et assure-toi de les finaliser en début de journée pour ne pas déraper dans ton agenda et être obligé de décaler d’autre tâches, ce sera sinon effet boule de neige garanti.

 

Habitude 4 : l’action

Fais une tâche à la fois, sans aucune distraction. C’est l’habitude la plus importante.

Entame une de tes tâches (en commençant par les tâches les plus importantes) et concentre-toi dessus en coupant toutes les distractions, oui oui, tu as bien lu : ABSOLUMENT TOUTES LES DISTRACTIONS : coupe votre téléphone portable (ou bien mets-le en mode silencieux et cachez l’écran pour ne pas être tenté de le regarder), ta messagerie, les notifications sur ton ordinateur, tes outils de messagerie instantanée, et même Internet si c’est possible (du moins ferme toutes les fenêtre inutiles, musique, vidéos, réseaux sociaux…) et élimine tous les documents sur ton bureau.

Ensuite, utilise une minuterie pour te limiter dans le temps et concentre-toi au maximum à finaliser la tâche en cours.

Si toutefois tu es interrompu pour une urgence (un collègue qui fait irruption dans ton bureau pour t’emmener de force à la machine à café ou un OVNI qui passe à proximité 🙂 ), note ce que l’on vient de t’apporter d’urgent et reviens à ta tâche (débarrasse-toi de ton collègue au plus vite, pour l’OVNI, je n’ai aucun conseil à te donner malheureusement), ne l’interromp pas coûte que coûte, tu verras à quel point tu seras efficace.

Ne sois pas tenté par devenir un multitâches, ça ne marchera pas.

 

Habitude 5 : la confiance dans ton système

Crée un système simple, et fais des listes différentes pour chaque contexte et chaque projet : bureau, maison, amis, projet A, projet B…

Evite de faire compliqué ou d’essayer chaque jour un nouvel outil, ça ne sert à rien et c’est une totale perte de ton temps. Si tu es à l’aise avec un carnet et un crayon, vas-y, si tu es à l’aise avec Evernote ou Google Keep, je te dis banco également, c’est à toi de décider.

Le plus important c’est de faire une liste pour chaque contexte et chaque projet, et de te concentrer sur la tâche à faire, non pas de jouer avec ton nouvel outil 🙂 .

Plus ton système est simple, plus tu auras confiance et éviteras de penser à quoi faire, mais plutôt à comment faire.

 

Habitude 6 : l’organisation

Une place pour chaque chose et chaque chose à sa place, c’est très important !

Tout arrive dans ta boîte de réception, et à partir de ce moment tu n’as qu’à organiser : liste à faire plus tard, boîte d’envoi si tu délégues, classement, ou corbeille. Mets les choses immédiatement là où elles devraient être, ne les laisse surtout pas s’empiler sous prétexte de les trier plus tard, ceci contribuera à rendre ton bureau propre et ton moral au top 🙂 .

 

Habitude 7 : la révision

Réexamine ton système et tes objectifs périodiquement.

Chaque semaine, fais une revue de tes objectifs annuels, de ton pourcentage de progression la semaine écoulée et quelles étapes tu devras franchir afin d’avancer vers tes objectifs. Ensuite fais une revue plus poussée chaque mois, et planifie ce que tu as à faire pour atteindre tes objectifs.

 

Habitude 8 : la simplification

Simplifie au maximum tes objectifs et restreins-toi à l’essentiel de tes tâches. Si tu tentes de traiter tout ce qui vient à toi, tu seras rapidement submergé et passeras à côté de tes objectifs car tu ne seras plus assez concentré sur tes tâches les plus importantes.

Fais régulièrement une revue de tes projets et tes tâches, supprime tout ce qui est superflu ou pas nécessaire à l’atteinte de tes objectifs, par exemple évitez de faire une visite de courtoisie si tu as un contrat important à négocier ou une présentation importante à préparer.

Fais en sorte que tes projets et tes tâches soient alignés à tes objectifs pour ne pas passer à côté.

 

Habitude 9 : la routine

Adopte des routines afin de t’habituer au système.

Par exemple, en fin d’après-midi,  aie l’habitude de regarder ton calendrier et tes listes de tâches pour planifier ta journée du lendemain, de traiter tes e-mails et tes boîtes de réceptions, d’écrire tes rapports de visites clients, de mettre à jour ton pipeline.

Le matin, regarde et traite tes e-mails et tes courriers de la veille et reconfirme tes rendez-vous de la journée avant de sortir du bureau. Pendant tes trajets passe tes coups de fils personnels ou écoute votre musique préférée. Bref, fais ta propre routine et fais en sorte que ça te plaise et que ça marche pour toi.

 

Habitude 10 : la passion

C’est la dernière mais la plus importante des dix habitudes de ZTD, car si tu es passionné par ce que tu fais, tu vas aimer faire, ne procrastineras jamais et surtout tu en voudras encore plus !

Tu devras alors chercher les choses par lesquelles tu es passionné, je suppose que si tu es dans la vente, c’est que tu aimes ce challenge et le goût de la victoire quand tu signes un contrat (et que tu encaisses tes comms 🙂 ).

 

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Tahar Abid

3 commentaires sur “10 habitudes pour devenir plus productif”

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